Waktu baca sekitar 4 menit
Di awal tahun, KPI disusun, ditandatangani, dan disimpan. Pertengahan tahun, hampir tidak ada yang membukanya lagi sampai musim penilaian tiba. Saat penilaian, angka diisi seadanya, nilai akhir mirip satu sama lain, dan kinerja tim tidak berubah. Masalahnya jarang ada di formulirnya. Biasanya ada di empat hal yang terjadi setelah KPI ditetapkan.
1. KPI tidak tersambung ke tujuan bisnis
KPI yang baik bisa ditelusuri ke atas. Setiap indikator di level individu seharusnya mendukung tujuan divisi, dan tujuan divisi mendukung tujuan perusahaan tahun itu.
Menang lebih banyak tender di sektor energi tahun ini.
Tim tender mengirim dokumen yang lengkap dan tepat waktu.
Persentase paket dokumen yang dikirim sebelum tenggat tanpa permintaan perbaikan dari panitia.
Uji setiap KPI dengan satu pertanyaan: kalau angka ini membaik, apa yang membaik untuk bisnis? Kalau jawabannya tidak jelas, KPI itu perlu diganti atau dihapus.
2. Mengukur aktivitas, bukan hasil
Aktivitas mudah dihitung, sehingga sering dijadikan KPI. Masalahnya, aktivitas bisa naik tanpa hasil ikut naik. Tim akan mengejar angka yang diukur, bukan hasil yang sebenarnya diinginkan.
| Peran | KPI aktivitas | KPI hasil |
|---|---|---|
| Sales | Jumlah kunjungan ke calon klien | Nilai penawaran yang disetujui |
| Rekrutmen | Jumlah CV yang disaring | Waktu pengisian posisi dan karyawan baru yang lulus masa percobaan |
| Admin tender | Jumlah dokumen yang dikirim | Dokumen lengkap, tepat waktu, tanpa revisi |
| Layanan pelanggan | Jumlah pesan yang dibalas | Waktu respons dan masalah yang selesai di kontak pertama |
KPI aktivitas tetap berguna sebagai indikator pendukung, terutama untuk karyawan baru yang hasil kerjanya belum terlihat. Yang perlu dijaga: setiap indikator aktivitas harus jelas hasil apa yang ingin didorong.
Jumlah KPI juga berpengaruh. Satu peran dengan dua belas KPI berarti tidak ada yang benar-benar menjadi prioritas. Tiga sampai lima KPI per peran biasanya cukup untuk menjaga fokus.
3. Data tidak konsisten dan tidak jelas pemiliknya
Rapat evaluasi sering habis untuk memperdebatkan angka. Divisi A menghitung dengan cara berbeda dari divisi B, atau angka baru dikumpulkan dari chat sehari sebelum rapat. Setiap KPI perlu kartu definisi seperti ini:
| Nama KPI | Ketepatan waktu pengiriman dokumen tender |
|---|---|
| Definisi | Paket dokumen yang dikirim sebelum tenggat dan diterima tanpa permintaan perbaikan |
| Rumus | Paket tepat waktu tanpa revisi ÷ total paket yang dikirim × 100% |
| Sumber data | Daftar tender dan bukti pengiriman di sistem monitoring tender |
| Frekuensi | Bulanan |
| Pengumpul data | Koordinator tender |
| Target | Ditetapkan bersama atasan berdasarkan data periode sebelumnya |
Sebisa mungkin, orang yang mengumpulkan data bukan orang yang dinilai dari data tersebut. Bukan karena tidak percaya, tetapi supaya angka tidak lagi menjadi bahan perdebatan.
4. Tidak ada percakapan tindak lanjut
KPI yang hanya dibahas setahun sekali tidak bisa memperbaiki kinerja, karena masalahnya baru ketahuan setelah terlambat diperbaiki. Yang dibutuhkan adalah percakapan rutin yang singkat antara atasan dan anggota tim. Tiga puluh menit setiap bulan sudah cukup dengan agenda yang tetap:
- Melihat angka bulan ini dibanding target.
- Membahas penyebabnya, baik yang berjalan baik maupun yang meleset.
- Menanyakan hambatan yang perlu dibantu atasan, misalnya akses, alat, atau keputusan dari divisi lain.
- Menyepakati satu atau dua tindakan untuk bulan depan.
- Mencatat kesepakatan itu di tempat yang bisa dilihat keduanya.
Dengan catatan bulanan, penilaian akhir tahun tidak lagi bergantung pada ingatan. Atasan dan karyawan sama-sama punya rekam jejak dua belas percakapan.
Audit KPI Anda dalam satu jam
Ambil daftar KPI satu divisi, lalu jawab pertanyaan berikut untuk setiap baris:
- Apakah KPI ini terhubung ke tujuan divisi tahun ini?
- Apakah yang diukur adalah hasil, atau aktivitas yang jelas hasil tujuannya?
- Apakah ada definisi, rumus, dan sumber data tertulis?
- Apakah ada orang yang ditunjuk untuk mengumpulkan datanya?
- Kapan terakhir kali KPI ini dibahas bersama atasan?
KPI yang gagal di dua pertanyaan atau lebih sebaiknya diperbaiki sebelum periode penilaian berikutnya dimulai.
Butuh dashboard untuk memantau KPI tim tanpa rekap manual setiap bulan? Kami membangun dashboard yang terhubung ke data Anda.