Waktu baca sekitar 4 menit
Hampir semua pekerjaan administrasi bisa diotomatisasi. Pertanyaan yang lebih berguna adalah proses mana yang dikerjakan lebih dulu. Memilih proses yang salah membuat proyek otomasi terasa mahal dan lama, sementara pekerjaan yang paling menyita waktu tetap dikerjakan manual.
Tiga pertanyaan untuk memilih
Sebelum melihat aplikasi atau alat apa pun, nilai setiap proses dengan tiga pertanyaan:
- Seberapa sering proses ini terjadi? Pekerjaan harian atau mingguan memberi hasil lebih cepat daripada pekerjaan tahunan.
- Berapa lama waktu yang terpakai setiap kali? Hitung termasuk waktu menunggu, mencari file, dan bertanya status.
- Apa akibatnya kalau terjadi kesalahan? Dokumen kedaluwarsa saat audit atau gaji yang salah hitung lebih mahal daripada laporan yang telat setengah hari.
Kalikan frekuensi dengan waktu per pengerjaan untuk mendapat jam kerja per bulan. Sebagai contoh hitungan: kalau ada 40 pengajuan reimbursement per bulan dan masing-masing memakan 15 menit dari pengisian sampai rekap, proses itu menghabiskan sekitar 10 jam kerja setiap bulan. Angka seperti ini membantu Anda membandingkan proses secara adil.
Satu syarat sebelum otomasi: aturannya harus jelas. Kalau siapa yang menyetujui masih berubah-ubah atau formatnya berbeda di setiap divisi, rapikan aturannya dulu. Otomasi pada proses yang belum rapi hanya membuat kekacauan berjalan lebih cepat.
Dengan tiga pertanyaan itu, lima proses berikut biasanya muncul di urutan atas.
1. Pengajuan dan persetujuan
Cuti, lembur, reimbursement, permintaan pembelian, dan perjalanan dinas punya pola yang sama: seseorang mengajukan, satu atau dua orang menyetujui, lalu data masuk ke rekap.
Sebelum
- Karyawan mengisi form Excel atau kertas.
- Form dikirim lewat WhatsApp ke atasan.
- Atasan lupa membalas atau meminta revisi lewat chat.
- Admin HR mengetik ulang data ke rekap.
- Karyawan menanyakan status berkali-kali.
Sesudah
- Karyawan mengisi form online dengan kolom wajib dan lampiran.
- Sistem mengirim notifikasi ke atasan sesuai struktur organisasi.
- Atasan menyetujui atau menolak dengan catatan dalam satu langkah.
- Data langsung masuk ke rekap.
- Karyawan menerima notifikasi status.
Yang perlu disiapkan: matriks persetujuan (siapa menyetujui apa, sampai nominal berapa) dan daftar karyawan beserta atasannya.
2. Pengingat masa berlaku dokumen
Sertifikat pelatihan, hasil medical check-up, kontrak kerja, izin usaha, SIM operator, dan dokumen kendaraan semuanya punya tanggal kedaluwarsa. Risikonya besar, terutama di industri yang diaudit klien atau regulator.
Sebelum
- Tanggal kedaluwarsa tersebar di beberapa file dan folder.
- Pengecekan dilakukan saat ingat, atau saat klien meminta.
- Dokumen yang sudah lewat baru ketahuan ketika audit.
Sesudah
- Semua dokumen tercatat di satu tabel induk beserta tanggal kedaluwarsa.
- Sistem memeriksa tanggal setiap hari.
- Pengingat terkirim 60, 30, dan 7 hari sebelum kedaluwarsa ke pemilik dokumen dan atasannya.
- Status tiap orang terlihat di satu dashboard.
3. Rekap absensi
Data mesin absensi jarang bisa langsung dipakai untuk payroll. Ada izin, cuti, lembur, dinas luar, dan absen yang tidak lengkap.
Sebelum
- Data mesin diekspor ke Excel.
- Admin menggabungkannya dengan data cuti dan lembur secara manual.
- Setiap baris dicocokkan satu per satu sebelum dikirim ke payroll.
Sesudah
- Data absensi, cuti, dan lembur tergabung otomatis.
- Pengecualian seperti terlambat atau absen tidak lengkap ditandai.
- Admin hanya memeriksa baris yang ditandai.
- Rekap final siap dipakai untuk payroll.
Perhatikan bahwa pemeriksaan manusia tidak hilang. Pekerjaannya bergeser dari mengecek semua baris menjadi mengecek pengecualian saja.
4. Laporan rutin
Laporan mingguan dan bulanan sering menghabiskan waktu bukan untuk dianalisis, melainkan untuk dikumpulkan dan dirapikan.
Sebelum
- Data ditarik dari beberapa file milik divisi berbeda.
- Angka disalin ke template laporan.
- Format grafik dan tabel dirapikan ulang setiap periode.
Sesudah
- Setiap divisi mengisi data di sumber yang sama dengan format tetap.
- Dashboard terhubung ke sumber itu dan memperbarui angka otomatis.
- Rapat dipakai untuk membahas angka, bukan menunggu laporan selesai.
5. Tindak lanjut pelanggan
Calon pelanggan yang bertanya lalu tidak dihubungi lagi adalah penjualan yang hilang tanpa ada yang menyadarinya.
Sebelum
- Pertanyaan masuk lewat WhatsApp pribadi tim penjualan.
- Catatan prospek bergantung pada ingatan masing-masing orang.
- Tindak lanjut dilakukan kalau sempat.
Sesudah
- Setiap prospek dicatat dengan status dan tanggal tindak lanjut.
- Sistem mengingatkan penjual pada tanggal yang ditentukan.
- Template pesan tersedia untuk setiap tahap.
- Pimpinan melihat jumlah prospek per status setiap minggu.
Alat yang bisa dipakai
Otomasi tidak selalu berarti membuat aplikasi baru. Banyak bisnis bisa mulai dengan alat yang sudah mereka bayar:
- Google Forms, Google Sheets, dan Apps Script untuk tim yang memakai Google Workspace.
- Microsoft Forms, Excel Online, SharePoint, dan Power Automate untuk tim yang memakai Microsoft 365.
- Aplikasi web khusus ketika alurnya rumit, penggunanya banyak, atau butuh hak akses yang berbeda per peran.
Sebelum memulai
Pilih satu proses dengan jam kerja per bulan paling besar, lalu jalankan langkah berikut:
- Tulis alur yang berjalan sekarang, termasuk jalan pintas yang tidak tertulis.
- Tentukan satu pemilik proses yang berhak memutuskan aturan.
- Rapikan data induk, misalnya daftar karyawan, atasan, dan jenis dokumen.
- Uji coba dengan satu tim selama dua sampai empat minggu.
- Catat waktu sebelum dan sesudah, lalu putuskan apakah diperluas ke tim lain.
Hasil uji coba pertama ini yang menentukan proses berikutnya. Kalau satu proses sudah berjalan tanpa diawasi terus, tim biasanya lebih mudah menerima otomasi berikutnya.
Punya proses administrasi yang menyita jam kerja tim? Ceritakan alurnya, kami bantu memetakan bagian yang bisa diotomatisasi.